12 Oct 10 tips fundamentales en la organización de ferias internacionales

La organización de ferias internacionales está cada vez más en auge, ya que para muchas empresas que concentran únicamente su negocio en uno o pocos mercados es importante poder adaptarse a la globalización y abrir nuevas fronteras. Así que su participación activa en este tipo de exposiciones es un buen medio para hacerlo o, mejor dicho, una acción de marketing de fuerte y rápido impacto. De hecho, en las ferias tienen la oportunidad de dar a conocer sus productos y servicios, potenciar la marca, analizar el mercado y la competencia, establecer contactos interesantes y conocer nuevas tendencias en productos y/o consumos.

Pero asistir a una feria internacional suele suponer una fuerte inversión y, por eso, es importante una buena planificación de gastos e iniciar lo antes posible la coordinación. Hay que considerar la inversión en alquiler de espacio, la contratación de diseño/fabricación/transporte/montaje-desmontaje del stand, contratación de los servicios de electricidad, envió de muestras, reservas de hotel, vuelos, transportes en el destino, etc.

Una vez hecho esto, desde TCR Area os recomendamos seguir estos 10 tips fundamentales en la organización de ferias internacionales para tener una asistencia lo más efectiva y exitosa posible.

1. Identificar los objetivos

Tener claro el porqué la empresa va a asistir a la feria es el primer paso para definir una estrategia de organización. ¿Va a la feria para presentar un producto nuevo o va en busca de distribuidores? ¿Quiere vender a cliente final? ¿Quiere hacer branding? ¿O simplemente afianzar relaciones con los distribuidores? Cada empresa tiene sus propios objetivos y para alcanzarlos es necesario adaptar el diseño del stand, el material, el personal que estará presente, el material a llevar, etc…

2. Definir la ubicación del stand a nivel estratégico

Planificar dónde va a estar ubicado el stand es muy importante ya que al asistir a la feria y, aún más al presentarse en un mercado nuevo, la empresa necesita tener la mayor visibilidad para captar más visitantes. Así que antes de pasar a la fase de diseño, es necesario pedir a la organización de la feria tener un plano del recinto ferial y, en base al presupuesto, intentar optar por ubicaciones centrales y lo más abiertas posibles, cerca de las entradas y salidas, y reservarlas lo antes posible. Una buena estrategia también es estar cerca de stands grandes y potentes, indirectamente se atraerá un mayor flujo de gente. En este aspecto, la investigación sobre la competencia en el mercado es imprescindible para poder saber cómo enfrentarse a ella.

3. Planificar el diseño del stand

Una vez reservado el espacio, el diseño del stand debe ser atractivo para llamar la atención frente a los competidores pero, sobre todo, debe estar acorde con la política de marketing de la empresa y con su identidad corporativa. Lo ideal es siempre poner alguna llamada a la acción o elementos que despierten la curiosidad de los visitantes en menos de 5 segundos.

Lo más recomendable es conocer el perfil de visitantes que asistirá a la feria y también tener definido cual es el target de la empresa para establecer mejor el enfoque del diseño y saber si introducir elementos como folletos o videos. Consultar las páginas web de las ferias o sus redes sociales es una buena práctica, suelen tener un apartado con esta información y datos estadísticos de ediciones anteriores.

Tampoco hay que olvidarse de la iluminación. Para evitar llevarse sorpresas al llegar a la feria, siempre es mejor preguntar a la organización si la luz entra dentro del precio del alquiler del stand. En el caso de que así no sea, hay que asegurarse de contratarla antes de llegar al país de destino, ya que una vez allí podría ser demasiado tarde y se correría el riesgo de quedarse a oscuras.

4. Saber qué productos llevar

Otro factor a tener en cuenta en la organización de ferias internacionales son los productos que se necesitan llevar, y eso depende mucho de lo que quiere promocionar la empresa y de cuáles son sus objetivos. No es lo mismo llevar una muestra, una maqueta o unos cuantos productos para que lo clientes potenciales puedan probarlos. En esta elección, además, hay que tener en cuenta el tamaño y el diseño del stand y consultar con la feria los límites de espacio.

5. Preparar los documentos necesarios para llevar los productos

Una vez se hayan seleccionado los productos a enviar, hay que informarse sobre los documentos necesarios para ingresarlos al país dónde se va a llevar a cabo la feria. Dependiendo del país y del tipo de producto necesitarás una documentación u otra (certificados fitosanitarios, de calidad, de origen…), especialmente si se trata de alimentos. Así que, planificar con tiempo los productos que llevar es fundamental para obtener todos los permisos necesarios y también para conocer los costes de envío que, según que caso, podrían dispararse.

6. Calcular bien los tiempos de envío de los productos

El día de la inauguración de la feria debe estar todo listo para exponer. Así que, si es necesario enviar elementos del stand y productos desde el país de origen hay que hacerlo con suficiente antelación calculando siempre un margen de 2-3 semanas extras para evitar posibles contratiempos, especialmente en caso de envíos marítimos. Así se evitará que la empresa el primer día de feria tenga que estar en su stand con sillas y mesas del bar.

7. Estudiar la normativa del país

La normativa de cada país para actividades feriales es distinta. En algunos países hay normas muy estrictas que obligan a contratar todo el personal (montadores, azafatas, personal auxiliar) en origen. Así que, hay que informarse bien con la delegación ferial del país y dejarse asesorar para evitar multas o incluso el cierre del stand durante la misma feria.

Por ejemplo, en algunas ferias no está permitido que hayan azafatas repartiendo publicidad fuera del stand, en otras incluso está prohibido que las azafatas trabajen dentro de la feria. Además, en algunos países no se permite entrar a ferias con ciertos tipos de productos. Conocer antes estas normativas evitará gastarse dinero en enviar material o personal que después no se va a poder aprovechar.

8. Definir el equipo de trabajo que asistirá a la feria

Dependiendo de la estrategia, será necesario tener en el equipo el personal comercial pero también los encargados de calidad y producción para dar soporte en cuestiones más técnicas. Una vez la empresa tenga claro cuántas personas van a asistir a la feria, hay que solicitar las acreditaciones y asegurarse que se envíen con cierta antelación a la oficina para poder revisarlas. En caso de que no se puedan enviar, se pueden dejar reservadas en el país de origen y pasarlas a buscar antes de que empiece la feria.

9. Reservar el alojamiento

El tema alojamiento cuando se trata de ferias internacionales a las que van a participar muchas empresas de todo el mundo, es fundamental. Hay que reservar con meses de antelación los hoteles para asegurarse una buena ubicación, y porque además los precios se disparan muy rápido. Estudiar la zona en la que se va a llevar a cabo la feria y, también, la red de transportes disponible en la ciudad ayudará a decidir dónde alojarse para aprovechar al máximo el tiempo y todas las jornadas de la feria.

10. Preparar una agenda

Si la empresa tiene clientes potenciales que ya conocen el país en el que se va a llevar a cabo la feria, enviarles un mail invitándoles a visitar el stand es una buena manera para reforzar relaciones con ellos y conocerles en persona. Y si se puede planificar una agenda de visitas aún mejor para poder optimizar el tiempo. En caso de que esté prevista una cena de negocios, hay que cerrarla con antelación, ya que los principales restaurantes de la ciudad suelen estar llenos si la feria es de mucha afluencia.

Para terminar y tener un balance final de la asistencia a la feria, es conveniente hacer un informe general de inversión, ventas, número de contactos y clientes conseguidos. Este documento será una gran referencia para planificar la participación en futuras ediciones de la feria

En TCR Area, siempre nos esforzamos al máximo para que presencia de una empresa en una feria sea todo un éxito y esta pueda alcanzar sus objetivos y sacarle el mayor partido posible. Así que si estás pensando en abrir nuevas fronteras, ¡no dudes en contactarnos!